Reunião de condomínio. Quem disse que tem de ser complicado?

Chegou a sua vez de organizar uma assembleia de condóminos e fica de nervos em franja só de pensar nisso? Então relaxe, este artigo é mesmo para si.

A lei determina que as assembleias de condóminos se reunam durante a primeira quinzena de janeiro para discutir e aprovar as contas do ano anterior e o orçamento para o ano corrente. No entanto, com o acordo de todos os condóminos, pode ser fixada outra data. Tal pode ser conveniente, por exemplo, em prédios usados sobretudo em período de férias.

Nesse caso, a data deve ficar registada em ata. Para reuniões extraordinárias, com vista a discutir outros temas, como obras no prédio, basta que os condóminos combinem entre si a altura mais conveniente. Se lhe calhou ser administrador em 2015 e não percebe nada de organização de reuniões de condóminos, não se preocupe. Respire fundo e siga as dicas da revista Dinheiro & Direitos. 

1. PREPARAÇÃO 

Para garantir que a reunião decorre de forma rápida e eficaz, prepare-a minuciosamente. É fundamental definir, em primeiro lugar, os assuntos a discutir e a ordem de prioridades. Com a agenda preparada, será mais fácil não se perder em discussões de temas que não façam parte da ordem de trabalhos. Estabeleça objetivos claros para cada assunto. Por exemplo, se em debate está a pintura do prédio, o objetivo pode ser decidir quando ou o que será pintado, ou como será financiada a obra. Pode também definir a duração aceitável para a discussão de cada tema e fazer os possíveis por cumpri-la. No entanto, para que se possam debater outras questões, reserve para o final um máximo de 15 minutos.

2. QUANDO E ONDE 

Definidos os assuntos a tratar na assembleia, o administrador deve escolher a data e o local para a sua realização. Em princípio, a reunião anual é feita no mês de janeiro, como sugere a legislação. Mas, por escolha unânime dos condóminos, pode decorrer noutro mês. Quanto ao local, a escolha é óbvia se no edifício existir um espaço próprio para reuniões. Não havendo sala de condóminos, o encontro pode decorrer no átrio das garagens ou no hall do prédio. Se os convocados não forem muitos, a casa do administrador é uma alternativa.

3. CONVOCATÓRIA 

Sabia que se convocar uma assembleia de condóminos através da simples afixação de um anúncio no hall do prédio pode estar a abrir portas à a anulação das decisões que vierem a ser tomadas na reunião? Este método, apesar de muito usado, não tem valor legal. Use-o apenas para motivar uma maior presença nas assembleias e como meio complementar de convocatória. Para que as decisões tomadas numa assembleia de condóminos sejam válidas, é necessário que a convocatória obedeça a algumas regras. Em primeiro lugar, deve ser enviada com, pelo menos, 10 dias de antecedência, em carta registada com aviso de receção, para casa dos proprietários. No caso de existirem apartamentos arrendados, a carta será enviada não para o inquilino, mas para a morada atual do senhorio. A lei permite, em alternativa, a utilização de um livro de protocolo. Com a entrega da convocatória, o livro circulará depois por todos os condóminos que deverão assiná-lo. Desta forma, evita gastos com selos e registos com aviso de receção. Pode ainda recorrer ao correio eletrónico. No entanto, neste caso, solicite o envio de um e-mail acusando a receção. Seja qual for o formato da convocatória, terá sempre de se assegurar de que os condóminos têm conhecimento de toda a informação para evitar, posteriormente, reações desagradáveis. A convocatória deve indicar o dia, a hora e o local da reunião, bem como a ordem de trabalhos e as propostas que necessitam de unanimidade para serem aprovadas (obras, por exemplo). A falta de qualquer destes elementos pode implicar a invalidade da convocatória e, consequentemente, das decisões tomadas na reunião. Se a convocatória não obedecer às regras ou se um condómino não convocado discordar de uma decisão, pode escrever ao administrador e invalidar o que foi decidido.

4. DOCUMENTOS 

A rapidez da reunião dependerá da sua capacidade de organização. Sejam quais forem os assuntos a debater, tente juntar à convocatória uma cópia de todos os documentos que vai apresentar, de forma a garantir que os condóminos tenham tempo de os analisar e, até, de os discutir entre si. Isso facilitará a tomada de posições e a condução da reunião. No caso da assembleia anual, junte o relatório e contas. Se o objetivo for aprovar orçamentos de obras ou outras despesas, entregue cópias dos valores orçamentados. Dessa forma, evita e reações de surpresa e perderá menos tempo com explicações.

5. QUEM CONVOCAR 

Todos os condóminos, residentes ou não no edifício, na localidade ou até noutro país, devem ser convocados. Por isso, a lei exige que os não residentes indiquem a sua morada habitual, por escrito, ao administrador. No caso das frações arrendadas, é ao proprietário (e não ao inquilino) que a convocatória deve ser dirigida.

6. CONDUZIR A REUNIÃO 

Lembre-se de que é o administrador quem comanda a reunião. Não deixe que condóminos mais faladores "tomem conta" da mesma e acabem a discutir temas que não constam da ordem de trabalhos. Um problema recorrente nas assembleias é a tentação que alguns condóminos sentem de discutir assuntos privados. Nesses casos, explique que o tema não é do interesse geral, mas que pode ser discutido noutra ocasião. Para facilitar o seu trabalho, adote uma metodologia simples. Cumpra o horário de início da reunião. Comece por identificar os condóminos presentes ou representados, e veja se existe quórum. Ou seja, se os presentes representam mais de 50% da permilagem do prédio. Em caso de dúvida, a permilagem de cada fração pode ser consultada na escritura de constituição do edifício em propriedade horizontal. De seguida faça uma breve introdução aos assuntos a tratar, de acordo com a ordem de trabalhos indicada na convocatória, e inicie a discussão das propostas. Estabeleça um certo período para cada assunto. Por exemplo, para aprovação de obras, 15 a 20 minutos e mais 5 minutos extra para esclarecimento de dúvidas. Este tempo é meramente indicativo. Cabe a si decidir quanto tempo quer despender com cada tema. Para evitar perder "o fio à meada" ao longo da reunião, escreva num papel os assuntos e respetivos objetivos, assim como questões que queira colocar. Deixe espaço para as suas notas. Esta "cábula" pode ajudá-lo, no final, a redigir a ata. Terminada a fase de discussão, passe à votação e faça um resumo das deliberações aprovadas e não aprovadas. Se for possível, leia a ata e certifique-se de que é aprovada.

7. VOTAÇÃO 

Num edifício, nem todos os condóminos dispõem do mesmo número de votos. Quanto maior a permilagem de cada fração (divisão do imóvel em 1.000 unidades, que correspondem a 1.000 votos), maior é também a probabilidade de fazer passar ou rejeitar uma proposta. Por exemplo, um condómino cuja fração corresponda a 102 por mil do valor total do edifício tem direito a 102 votos; um outro, cuja fração tenha a permilagem de 45, dispõe de apenas 45 votos. Se a divisão não estiver feita em permilagem, considera-se a percentagem atribuída a cada proprietário. Nas assembleias vencem, em princípio, as propostas que obtiverem o maior número de votos. Por isso, pode acontecer que a proposta vencedora não seja a que tem maior número de apoiantes mas sim a que é defendida pelos condóminos cujas frações têm maior "peso". Esta regra, no entanto, admite exceções. O título constitutivo e, nalguns casos, o regulamento do condomínio, pode definir que vale o princípio de "um homem, um voto", desde que tal tenha sido aprovado por unanimidade.

8. ATA 

Pegue nas suas notas e escreva a ata. Deve fazê-lo logo depois da votação, enquanto a informação está "fresca" na memória de todos, incluindo na sua. Depois de concluída, peça a todos os participantes que a assinem. Se a ata for muito extensa e não for possível redigi-la e lê-la no decurso da assembleia (ou, simplesmente, se preferir redigi-la com mais tempo), submeta um resumo a aprovação, ficando para depois a leitura e aprovação da ata definitiva. Nesse caso, agende uma ocasião adequada para o efeito, com o acordo unânime dos condóminos, devidamente registado no resumo. 

Dinheiro & Direitos aconselha 

Se for tomada uma decisão contrária ao regulamento ou à lei, tanto os ausentes como os presentes que votaram contra podem alterá-la. No prazo de 10 dias, devem pedir ao administrador que convoque uma assembleia extraordinária. Os presentes contam o prazo a partir da decisão e os ausentes da data em que a deliberação é comunicada. Na nova reunião, é possível anular a decisão. Em alternativa ou em simultâneo, os interessados dispõem de 30 dias para expor o caso a um centro de arbitragem. Atenção: como estes centros são caros (os custos podem chegar aos 1.500 euros), devem ser um recurso apenas para questões que envolvam montantes elevados, por exemplo, obras. Se nada resultar, os condóminos que não tenham aprovado a decisão podem propor uma ação em tribunal ou num julgado de paz nos 20 dias posteriores à assembleia extraordinária. Caso esta não tenha ocorrido, o prazo passa a ser de 60 dias a contar da decisão que deu origem ao desacordo.

Aprovação pode depender da unanimidade 

Cumpriu todos os passos para a organização da reunião mas só dois ou três condóminos compareceram? Verifique então, em primeiro lugar, se os ausentes se fizeram representar por procuração, pois nesse caso o quórum será maior. Se a ordem de trabalhos incluir propostas cuja decisão exija unanimidade (por exemplo. aprovar o regulamento do condomínio), estas só podem ser aprovadas se a soma da percentagem das frações dos condóminos presentes na reunião for igual a, pelo menos, dois terços do total, ou seja, oito condóminos, se o prédio tiver12 frações. Mais tarde, os condóminos ausentes também terão de dar a sua aprovação. Estas decisões têm de ser comunicadas a todos os condóminos no prazo de 30 dias a contar da aprovação e do registo no livro de atas. Os proprietários ausentes têm 90 dias para comunicar por escrito (de preferência, através de carta registada, com aviso de receção) se as aceitam ou não. Rejeitando-as, as decisões ficam sem efeito, dado que exigiam unanimidade. Quem não responder no prazo, presume-se que concorda. As deliberações que não exijam unanimidade (por exemplo, obras) necessitam apenas da presença de um quarto do total das frações. Se não houver quórum, é necessária uma segunda convocatória. Nesse caso, a assembleia já pode deliberar por maioria dos votos presentes, desde que os condóminos presentes ou representados somem, pelo menos, um quarto do valor do imóvel.

DECISÕES

Quantos condóminos para aprovar? 

O prédio precisa de trabalhos de manutenção, mas não sabe quantos condóminos têm de aprovar a medida para a obra avançar? Unanimidade, dois terços do valor do prédio ou maioria sem votos contra: cada decisão exige um tipo de aprovação. O simulador da Deco dá resposta a mais de 100 decisões de condomínio que causaram dúvidas aos leitores da Dinheiro & Direitos. 

UNANIMIDADE 

• Arrendar ou vender a casa da porteira. 
• Terraço deixar de ser parte comum para integrar uma fração. 
• Proibir animais domésticos no prédio. 

DOIS TERÇOS DO VALOR DO PRÉDIO 

• Fechar uma varanda. 
• Modificar os jardins do condomínio. 
• Instalar sensores de iluminação. 

MAIORIA SEM VOTOS CONTRA

• Contratar uma empresa de gestão de condomínios.
• Reabilitar as fachadas ou os terraços do prédio. substituir a rede de esgotos.

Fonte: Negócios em colaboração com a DECO PROTESTE