A gestão de um condomínio é comparável à de uma pequena empresa, sendo o verbo reduzir (nos custos) aquele que mais tem de se conjugar, permitindo que a quotização a pagar por cada morador reflicta esse esforço de poupança. Em Portugal cerca de 40% da população vive neste regime e, para ajudar as novas administrações (é época delas), o Negócios deixa oito sugestões que podem ajudar a gastar menos em 2015, ano em que a actividade será regulada, lei válida para administradores profissionais e não profissionais.
1. Renegociar os contratos
Todos os contratos (elevador, manutenção, limpeza, etc) podem ser renegociados. E se isto é verdade para contratos com um ano de vida, mais válido é para os antigos. Esta é, aliás, prática habitual das empresas que gerem condomínios e nada impede que seja replicada quando a gestão é assumida, não profissionalmente, por um dos condóminos.
Normalmente começa-se pelos elevadores já que é o mais fácil e absorve a maior fatia do orçamento. "A maior parte das empresas quer fidelizar o cliente e acaba por aceitar renegociar conseguindo-se alguma poupança", diz Paulo Alves, gestor da MCondomínios. Mesmo contratos recentes podem ser revistos em baixa: "Há poucos dias renegociámos um de manutenção assinado no início de 2014. O custo anual passou de 1.380 euros para pouco mais de 800 euros", conta o gestor. A contrapartida foi dilatar o prazo do contrato de dois para quatro anos. Pode também justificar-se passar de um contrato simples para um de manutenção completa, que inclui todo o tipo de reparações.
A simplicidade da negociação aumenta no caso dos contratos com empresas de limpeza. Como a rescisão é bastante simples, há apenas que pedir orçamentos a outras empresas do sector e deixar que a concorrência faça o resto: haverá, certamente, preços mais competitivos e a empresa que está a prestar o serviço dificilmente deixará de os acompanhar.
2. Usar o email
Comunicar por email economiza em papel, fotocópias e despesas de correio defende Sónia Covita, jurista da associação de consumidores Deco. No entanto, lembra Paulo Alves, a lei ainda não permite o uso do correio electrónico para algumas coisas, nomeadamente para o envio das convocatórias das assembleias e das actas aos ausentes e é aqui que, por norma, se gasta mais em papel e selos, atendendo aos anexos que é obrigatório enviar.
A lei ainda não permite o uso do email no envio da convocatória para a assembleia-geral.
No entanto, e mediante algumas condições, é possível fazê-lo. "Casos há em que conseguimos anular os custos relacionados com portes e outros em que reduzimos três por cento", conta Paulo Alves. No caso dos recibos ou avisos de pagamento é perfeitamente legítimo fazê-lo - mas, mais uma vez, depende do condómino. Alguns continuam a querer em papel (apesar de os receberem em formato digital).
3. Procurar o banco mais em conta
É preciso paciência, mas olhar para valores de transferências, livros de cheques, homebanking ou comissões de manutenção vale mesmo a pena. Pode equivaler a poupar mais de 100 euros por ano. O condomínio precisa de uma conta à ordem para gestão corrente, outra a prazo para onde segue o (raríssimo) superávit ou o (obrigatório) fundo de reserva - que corresponde a 10 por cento do valor da quota. Cerca de uma dezena de bancos da nossa praça têm contas específicas para condomínios, à ordem e na versão poupança.
As contas à ordem cobram comissões de manutenção mensais - entre os 4,16 euros (Novo Banco) e os 6,24 euros (Montepio), ou trimestrais numa baliza que vai dos 12,48 euros (Santander Totta) aos 20,80 euros (Caixa Geral de Depósitos). Valores "elevados" diz a Deco. Há bancos que isentam estas operações mas exigem saldos médios mensais mínimos (de 1000 euros no BPI de 500 no Millennium). A Deco estudou a oferta e garante que as contas que saem mais baratas - para um saldo médio de 400 euros, que pressuponha duas transferências interbancárias por mês e um cheque todos os meses - são as do banco Best, Banif e Abanca, com custos anuais de 12,60 euros, 27,28 euros (ambos pela internet) e 142,56 euros (balcão), respectivamente, e permitem poupanças, até aos 106 euros, face à conta mais cara (a da CGD).
4. Cortar na conta da luz
Embora Sónia Covita, jurista da Deco, advogue a passagem para o mercado liberalizado que "oferece tarifas mais baixas do que o regulado", quem faz da gestão de condomínios o seu dia-a-dia diz que, na prática, a mudança de fornecedor leva apenas a um ligeiríssimo corte neste custo. Uma descida "insuficiente dado que as ofertas dos fornecedores são mesmo muito similares". Além de que fazer uma troca de fornecedor pode não ser favas contadas: se, para alguns basta a factura anterior e a acta/contrato que nomeia ou dá poderes para tal, outros fazem esbarrar a intenção em mil e um documentos - acta, factura, certidão predial do prédio, contribuinte de quem assina, certidão comercial do condomínio. O mercado liberalizado ainda é "uma guerra", diz Paulo Alves.
Para cortar na luz usada nos espaços comuns do prédio, o profissional propõe a simples instalação de sensores de movimento e colocação de lâmpadas LED. Nos condomínios onde os custos de energia são bastante elevados (acima de quatro mil euros), compensa colocar um IMOP (dispositivo que optimiza o consumo de energia). E assim se conseguem, em média, reduções no consumo da ordem dos 20 por cento. A energia solar ainda é "um sonho bonito" já que permanece "excessivamente cara para a maior parte dos condóminos", afirma Paulo Alves.
5. Regularização de quotas
Excluindo os poucos condomínios que se poderão considerar de luxo, as quotas mensais variam em Portugal entre os 20 e os 70 euros. E se receber as prestações dos condóminos para a gestão corrente do edifício "nunca foi fácil, nos últimos quatro tornaram-se as últimas a pagar (por não haver consequências imediatas)". Tarimbado, Paulo Alves diz que quando a falta de pagamento é por dificuldades financeiras, o que se deve fazer é pedir aos devedores que proponham um valor que conseguem efectivamente pagar e o cumpram. "É preferível que demorem mais tempo a pagar - mas que paguem alguma coisa", diz.
Devedores devem dizer um valor que conseguem pagar quando estão perante dificuldades financeiras.
A Deco vai na mesma linha: "Até porque em grande parte dos casos, o recurso aos julgados de paz ou aos tribunais, além de implicar despesas, de pouco adiantará", diz Sónia Covita, técnica da associação de defesa dos consumidores Deco, já que "mesmo com sentenças favoráveis, é difícil penhorar bens do condómino faltoso".
6. Encontrar o melhor seguro
Desde logo, e apesar de ser mais barato, o seguro de incêndio (obrigatório) é, "manifestamente insuficiente", defende Paulo Alves. A prática revela que "há mais probabilidades de haver um sinistro no telhado por um temporal ou um cano rebentar do que um incêndio". Também nos seguros é possível poupar, desde logo, graças a uma situação, até caricata, de sobreposição de seguros que existe nalguns condomínios.
De acordo com o artigo 1420 do Código Civil "cada condómino é proprietário exclusivo da fracção que lhe pertence e comproprietário das partes comuns do edifício." Assim sendo, como todas as fracções têm de ter seguro, então todas as partes comuns estão seguras, explica Paulo Alves. "Então porquê contratar um seguro que diga apenas respeito às partes comuns como alguns condomínios têm?" Isto resulta em duplicar os custos - por um lado o condomínio paga o seguro comum e os condóminos, por outro, pagam o seu seguro individual, que já inclui as partes comuns." O que é "vantajoso para os condóminos, é contratar-se um seguro multirriscos que inclua todo o edifício - fracções e partes comuns - anulando os seguros individuais", conclui. A poupança que tem obtido com este seguro único chega aos 100 euros ano para os condóminos. Já a Deco aponta para poupanças anuais da ordem dos 30 a 40 por cento a cada condómino.
7. Atenção às obras
Com excepção das obras mais pequenas - uma mudança de fechadura ou do arranjo da porta- funciona-se, em regra, por adjudicação directa, sem orçamento. Já para obras grandes "devem-se pedir três ou quatro orçamentos, o mais descriminados possível e que não permitam derrapagens", explica Paulo Alves.
Nas obras grandes devem pedir-se três ou quatro orçamentos o mais descriminados possível.
A elaboração de cadernos de encargos para, posteriormente, se pedir orçamento, é mais raro nos condomínios porque implica um custo inicial para que seja elaborado. "Na maior parte dos casos os condóminos sabem qual é o problema e ele é indicado ao empreiteiro, que apresenta a melhor solução". A Deco aconselha a contratação apenas de empreiteiros devidamente credenciados pelo INCI, IP-Instituto da Construção e do Imobiliário porque dão mais garantias.
8. Contratar uma empresa gestora
Manutenção e conservação dos espaços comuns, dificuldade de cobrança das quotas, gestão de conflitos, orçamentação e negociação com prestadores de serviço, liderança das assembleias noite fora (às vezes com total perda de foco), são funções que raramente um condómino quer assumir. Por isso há condomínios que preferem passar a 'batata quente' a uma empresa de administração de condomínios, ainda que tal envolva mais um custo.
Os preços cobrados por estas empresas dependem do número de condóminos, existência de porteira ou serviços de limpeza, ascensores e tipo de serviço. O preço pode variar entre o 1,50 e seis euros por fracção (sem IVA). Em Portugal, explica o presidente da Associação Portuguesa de Empresas de Gestão e Administração de Condomínios (APEGAC) vive em condomínio cerca de 40 por cento da população. Maior capacidade negocial junto dos prestadores de serviço, conhecimento da legislação, melhor gestão de contas bancárias e aconselhamento de formas de poupança, são, elenca o líder associativo, as vantagens de contratar uma destas empresas. Mas o responsável admite que a actividade tem caído "no descrédito por violação da confiança" por parte de algumas destas empresas (já que a actividade não é regulada). A legislação deverá avançar ainda este ano, abrangendo administradores profissionais e não profissionais.
Fonte: Negócios
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